Polityka prywatności

Crewmarshall to oprogramowanie SaaS do zarządzania zespołami budowlanymi, sprzedawane organizacjom (klientom). Niniejszy dokument wyjaśnia, jakie dane osobowe przetwarzamy, w jakim celu i jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.

1. Administrator i podmiot przetwarzający

Crewmarshall jest sprzedawany organizacjom (dalej „Organizacja”). W odniesieniu do danych osobowych członków zespołów (np. pracowników budowlanych) Organizacja jest administratorem danych, a Piotr Łatanik działa jako podmiot przetwarzający w jej imieniu, na podstawie umowy powierzenia (DPA). W tym zakresie pełną informację z art. 13/14 RODO przekazuje pracownikom Organizacja jako administrator, a niniejszy dokument ma charakter informacyjny.

W odniesieniu do danych konta administracyjnego, zapytań ze strony internetowej oraz rozliczeń administratorem jest Piotr Łatanik; do tych danych prawa opisane w §10 stosują się wprost.

Piotr Łatanik, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, ul. Marii Konopnickiej 61/147, 30-302 Kraków, NIP 6783219142, REGON 529369773.

Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych (IOD); we wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych prosimy o kontakt: privacy@crewmarshall.com.

2. Jakie dane przetwarzamy

• Dane konta: imię i nazwisko, adres e-mail, rola w organizacji. Przetwarzamy je w celu uwierzytelniania i kontroli dostępu.
• Dane czasu pracy: znaczniki rozpoczęcia/zakończenia pracy, czas przerw, przepracowane godziny, status zatwierdzenia. Przetwarzamy je w celu ewidencji czasu pracy i rozliczeń.
• Lokalizacja (GPS): współrzędne przy rozpoczęciu/zakończeniu pracy oraz przy zdjęciu zrobionym aparatem w aplikacji, wyłącznie gdy Organizacja włączy tę funkcję (domyślnie wyłączona; patrz §4).
• Zdjęcia: fotografie z budowy przesyłane przez użytkownika i dołączane do zadań/projektów.
• Dane projektowe: projekty, zadania, harmonogramy, dzienniki budowy, umiejętności i nieobecności.
• Zlecenia (funkcja opcjonalna, włączana przez Organizację): adres zlecenia, rodzaj pracy i czynności, kto i kiedy je założył oraz, jeżeli użytkownik go wpisze, imię i nazwisko lub nazwa właściciela nieruchomości. Właściciela widzą wyłącznie użytkownicy uprawnieni do edycji projektów; Organizacja może go w każdej chwili usunąć ze zlecenia.
• Dokumenty pracownika: szkolenia i uprawnienia (rodzaj, daty wydania i ważności, plik dodany przez pracownika lub pracodawcę) oraz data ważności badań lekarskich, bez zaświadczenia i bez żadnych informacji o zdrowiu.
• Wiadomości czatu w ramach projektów. Aplikacja oferuje opcjonalne dyktowanie głosowe w czacie; gdy z niego skorzystasz, nagrany dźwięk jest przetwarzany przez usługę rozpoznawania mowy urządzenia (w systemie Android może zostać przesłany do Google) wyłącznie w celu zamiany mowy na tekst. Nie przechowujemy nagrania audio; zapisywany jest tylko wynikowy tekst, który zdecydujesz się wysłać.
• Tokeny powiadomień push - identyfikator urządzenia nadany przez Google (Android) lub Apple (iOS), zapisywany wyłącznie wtedy, gdy włączysz powiadomienia w aplikacji mobilnej. Służy wyłącznie do dostarczenia powiadomienia na Twoje urządzenie. Wyłączenie powiadomień usuwa token.
• Dane techniczne: adres IP (ograniczanie liczby żądań) oraz logi błędów (z usuniętymi danymi osobowymi).
• Zapytania ze strony internetowej: nazwa firmy, imię i nazwisko, telefon, wielkość ekipy, opcjonalnie adres e-mail i odpowiedź na pytanie „Skąd o nas wiesz?”, a przy wejściu z reklamy Google także identyfikator kliknięcia, słowo kluczowe i typ dopasowania reklamy (zob. punkt 3), gdy kontaktujesz się z nami przez formularz (administrator: Piotr Łatanik).

Usługa nie jest przeznaczona do przetwarzania danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO); prosimy nie umieszczać takich danych w polach tekstowych ani na zdjęciach.

3. Cele i podstawy prawne

• Świadczenie usługi na rzecz Organizacji - art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa). W zakresie danych pracowników podstawy prawne ustala Organizacja jako administrator (np. obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy, art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z Kodeksem pracy).
• Konto administracyjne i kontakt z Organizacją - art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy).
• Rozliczenia i obowiązki księgowe - art. 6 ust. 1 lit. c RODO (przepisy podatkowo-rachunkowe).
• Zapytania ze strony internetowej (kontakt/leady) - art. 6 ust. 1 lit. f RODO (odpowiedź na zapytanie i nasz prawnie uzasadniony interes).
• Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, logi techniczne - art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes).
• Statystyka odwiedzin strony - art. 6 ust. 1 lit. f RODO dla Vercel Analytics (bez plików cookie, wyłącznie zbiorcze dane o odsłonach, źródle wejścia, kraju i typie urządzenia) oraz Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) dla Google Analytics, które działa z plikami cookie tylko po zaznaczeniu kategorii „Statystyki”.

Nie sprzedajemy danych. Reklamujemy się w Google Ads i mierzymy, które reklamy przynoszą zapytania. Jeśli trafisz do nas z reklamy, wraz z formularzem zapisujemy identyfikator kliknięcia (gclid), słowo kluczowe i typ dopasowania reklamy. Niezależnie od zgody na pliki cookie identyfikator kliknięcia i datę zgłoszenia możemy przekazać do Google Ads, aby ustalić, która reklama przyniosła zapytanie (podstawa: prawnie uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO); nie przekazujemy wtedy imienia, adresu e-mail, telefonu ani nazwy firmy. Gdy zaznaczysz kategorię „Marketing” w ustawieniach plików cookie, tag Google zapisuje pliki „_gcl_*”, a my plik „cm_ad” (90 dni), żeby przypisać zapytanie do reklamy także przy późniejszej wizycie; po wysłaniu formularza tag przekazuje Google Twój adres e-mail i numer telefonu w postaci przekształconej funkcją skrótu (SHA-256), co pozwala Google dopasować zgłoszenie do kliknięcia reklamy (podstawa: Twoja zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej). W ramach tej samej zgody Google Ads może dodać Twoją przeglądarkę do list odbiorców naszych reklam (remarketing), aby wyświetlać Ci nasze reklamy w wyszukiwarce Google i w witrynach partnerów Google; przeglądarka pozostaje na liście przez okres ustawiony dla listy, nie dłużej niż 540 dni od ostatniej wizyty, a wycofanie zgody zatrzymuje dodawanie i usuwa pliki „_gcl_*” z Twojej przeglądarki. Bez tej zgody tag Google nie zapisuje plików cookie; wysyła jedynie sygnały bez plików cookie, które mogą zawierać identyfikator kliknięcia reklamy z adresu strony, adres IP i informacje o przeglądarce, a Google szacuje na ich podstawie liczbę konwersji (podstawa: prawnie uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Zgodę możesz wycofać w każdej chwili (punkt 11).

4. Lokalizacja jest opcjonalna

Zbieranie lokalizacji jest domyślnie wyłączone i może je włączyć wyłącznie Organizacja. Gdy jest wyłączone, aplikacja nie prosi o uprawnienie do lokalizacji, a wszelkie współrzędne są usuwane po stronie serwera. Rejestrowanie czasu pracy nigdy nie zależy od GPS; działa również bez dostępu do lokalizacji. Włączona lokalizacja służy wyłącznie do weryfikacji obecności w obszarze budowy (geofence) i ma charakter ostrzegawczy; nigdy nie blokuje rejestracji czasu pracy.

5. Zautomatyzowane decyzje

Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec osób skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały (art. 22 RODO). Weryfikacja obecności w obszarze budowy (geofence) ma charakter wyłącznie ostrzegawczy.

6. Komu udostępniamy dane

Korzystamy ze starannie dobranych dostawców (podmiotów przetwarzających), którzy przetwarzają dane wyłącznie w naszym imieniu:

• Supabase - hostowana baza danych (UE)
• Upstash - pamięć podręczna Redis (UE)
• Amazon Web Services - szyfrowanie kluczy (KMS) i magazyn plików (S3), eu-central-1
• Render - hosting aplikacji (UE / Frankfurt)
• Vercel - hosting aplikacji webowej oraz statystyka odwiedzin (Vercel Analytics)
• Stripe - obsługa płatności i subskrypcji
• Firebase Cloud Messaging / Apple Push Notification service - dostarczanie powiadomień
• Resend - wysyłka wiadomości e-mail (np. zaproszenia, reset hasła)
• Cloudflare - DNS oraz przekierowanie poczty dla domeny
• Sentry - monitorowanie błędów po stronie serwera oraz w aplikacjach web i mobilnej (dane osobowe usuwane)
• DeepL - tłumaczenie pojedynczej wiadomości czatu lub treści zadania (UE), wyłącznie gdy użytkownik sam zażąda tłumaczenia (funkcja naszego planu Pro); w przeciwnym razie żadne treści nie są wysyłane. Korzystamy z planu DeepL API Growth, w którym przesłane treści nie są wykorzystywane do trenowania modeli.
• Microsoft (Azure OpenAI) - transkrypcja wiadomości głosowych na tekst (UE / Szwecja); otrzymuje wyłącznie nagranie głosowe wysłane przez użytkownika w czacie. Dane pozostają w UE, nie są wykorzystywane do trenowania modeli, a OpenAI (USA) ich nie otrzymuje.
• Open-Meteo - pogoda dla dziennika budowy; otrzymuje wyłącznie współrzędne lokalizacji budowy (dane biznesowe, nie dane identyfikujące pracowników).
• Photon (komoot) / OpenStreetMap - geokodowanie adresów budów (podpowiedzi adresowe); otrzymuje wyłącznie wpisywany adres lub nazwę miejsca, nigdy dane osobowe załogi.

Odrębnie Google Ireland Limited (Google Ads, Google Analytics) otrzymuje dane opisane w punktach 3 i 11 - identyfikator kliknięcia reklamy z datą zgłoszenia (punkt 3), identyfikatory z plików cookie i, przy zgodzie na „Marketing”, e-mail i telefon w postaci przekształconej funkcją skrótu (SHA-256) - wyłącznie od odwiedzających stronę, nigdy dane Organizacji ani jej pracowników z aplikacji.

Dane możemy ujawnić również organom publicznym (np. organom podatkowym, sądom), gdy wymaga tego obowiązujące prawo. Nie sprzedajemy danych.

7. Gdzie przechowujemy dane i transfery

Dane produkcyjne przechowujemy w Unii Europejskiej. Klucze API poszczególnych Organizacji przechowywane są w sejfie opartym o KMS i nigdy nie trafiają do aplikacji klienckich ani logów.

Część dostawców (m.in. Stripe, Google/Firebase, Google Ads, Google Analytics, Apple, Resend, Vercel, Sentry, Cloudflare) może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w USA. Dostawca bazy danych (Supabase) przechowuje dane wyłącznie we Frankfurcie, ale podmiotem, z którym łączy nas umowa, jest spółka z siedzibą w Singapurze, co również stanowi przekazanie poza EOG. Następuje to wyłącznie w oparciu o mechanizmy transferu zgodne z rozdziałem V RODO: standardowe klauzule umowne i/lub ramy ochrony danych UE–USA (EU–US Data Privacy Framework). Kopię zabezpieczeń można uzyskać pod adresem privacy@crewmarshall.com.

8. Okres przechowywania

• Dane usługi - przez czas obowiązywania umowy z Organizacją; usunięcie Organizacji powoduje kaskadowe i nieodwracalne usunięcie wszystkich powiązanych danych (realizacja prawa do usunięcia z art. 17 RODO jako pojedyncza operacja).
• Dokumenty pracownika - do czasu, gdy Organizacja usunie dane pracownika albo zostanie usunięta; zarchiwizowanie pracownika ich nie usuwa. Zastąpiony dokument zostaje w historii pracownika na tych samych zasadach.
• Dane rozliczeniowe i księgowe - przez okres wymagany przepisami podatkowo-rachunkowymi (co do zasady 5 lat, licząc od końca roku).
• Dziennik audytowy - zapis działań administracyjnych i zmian uprawnień, przechowywany przez 365 dni.
• Zapytania ze strony internetowej - 12 miesięcy od wysłania zapytania, po czym usuwamy je automatycznie. Jeśli zawrzemy umowę, dane kontaktowe przechowujemy dalej w ramach jej obsługi.
• Wygenerowane eksporty - pliki pobrane z aplikacji (np. ewidencja czasu pracy) usuwamy po 7 dniach.
• Kopie offline w aplikacji mobilnej - żeby aplikacja działała bez zasięgu, telefon przechowuje zaszyfrowane kopie ekranów potrzebnych w pracy: ekranu głównego, Twoich projektów (z ich zadaniami, listą dokumentów i zdjęć oraz dziennikiem budowy), przypisanych Ci otwartych zadań, listy narzędzi (z informacją, kto które ma) i narzędzi, które masz, Twojego grafiku (z osobami na tej samej zmianie), Twoich godzin z ostatnich 7 dni i z bieżącego tygodnia (z lokalizacją, jeśli Organizacja ją włączyła), ostatnio otwartych zadań, narzędzi i czatów, miniatur zdjęć z Twoich projektów i przypisanych Ci zadań oraz listy Twoich dokumentów i plików Twoich zaakceptowanych dokumentów (pliki łącznie do 25 MB; plik znika z telefonu także wtedy, gdy dokument zostanie zastąpiony albo usunięty). Kopie są szyfrowane (AES-256-GCM-SIV) kluczem przechowywanym w bezpiecznym magazynie systemu telefonu, bez kopii zapasowej. Kopia, której aplikacja nie potwierdziła z serwerem w ciągu ostatnich 14 dni, nie jest już wyświetlana (samo otwieranie jej nie przedłuża tego terminu) i jest usuwana przy najbliższym uruchomieniu aplikacji, a wszystkie kopie przy wylogowaniu i po dezaktywacji konta (gdy aplikacja następnym razem połączy się z serwerem); możesz je też usunąć w Ustawieniach (Dane offline). Kopie offline nie obejmują godzin ani dokumentów innych pracowników. Niezależnie od tych kopii zdjęcia oglądane z połączeniem mogą przez pewien czas pozostawać w pamięci podręcznej obrazów aplikacji na telefonie.
• Kopie zapasowe - przez krótki cykl rotacji (do 30 dni), po czym są nadpisywane.

9. Bezpieczeństwo

Stosujemy szyfrowanie w tranzycie (TLS z własną weryfikacją certyfikatu), izolację danych między Organizacjami (Postgres Row-Level Security), kontrolę dostępu opartą o role (RBAC) oraz sejf kluczy oparty o KMS. Dostęp do danych jest zawsze ograniczony do właściwej Organizacji.

10. Twoje prawa

Przysługuje Ci prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO). Aplikacja udostępnia eksport danych (przenoszalność, art. 20 RODO) oraz usuwanie danych.

Jeśli jesteś członkiem zespołu, prawa te realizujesz co do zasady za pośrednictwem swojej Organizacji jako administratora; możesz też skontaktować się z nami pod adresem privacy@crewmarshall.com.

Usunięcie konta: w aplikacji mobilnej możesz w każdej chwili złożyć żądanie usunięcia konta (Ustawienia → Usuń konto); administrator Twojej Organizacji dokończy usunięcie. Instrukcję (także bez aplikacji) znajdziesz na stronie /delete-account.

Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

11. Pliki cookie

Niezbędne pliki cookie działają zawsze i nie wymagają zgody (art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej; podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Pozostałe zapisujemy tylko po Twojej zgodzie udzielonej w oknie ustawień plików cookie; zgoda jest ważna 12 miesięcy.

• Niezbędne: m.in. sesja logowania (cm_access, cm_refresh, cm_tenant), język (cm_locale), motyw (cm_theme), Twoja decyzja o plikach cookie (cm_consent, 12 miesięcy).
• Statystyki (zgoda): Google Analytics - _ga, _ga_* (do 2 lat).
• Marketing (zgoda, pomiar konwersji i remarketing): Google Ads - _gcl_au, _gcl_aw (90 dni); nasz cm_ad (90 dni, identyfikator kliknięcia, słowo kluczowe, typ dopasowania, czas zgody).

Ustawienia cookies - tam zmienisz lub wycofasz zgodę; po wycofaniu usuwamy te pliki.

12. Zmiany

Istotne zmiany niniejszej polityki ogłosimy w aplikacji oraz zaktualizujemy datę obowiązywania i numer wersji widoczne poniżej.

13. Kontakt

W sprawach dotyczących prywatności: privacy@crewmarshall.com.
Piotr Łatanik, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, ul. Marii Konopnickiej 61/147, 30-302 Kraków, NIP 6783219142, REGON 529369773.