Rejestracja czasu pracy a RODO na budowie: co wolno, a czego nie wolno

Wśród właścicieli firm budowlanych krąży przekonanie, że RODO utrudnia rejestrację czasu pracy: że na zbieranie godzin trzeba mieć zgodę pracownika, a elektroniczny system to proszenie się o kontrolę. Jest dokładnie odwrotnie. Ewidencja czasu pracy to Twój obowiązek prawny, a RODO reguluje jedynie sposób, w jaki ją prowadzisz. Kłopoty zaczynają się gdzie indziej: przy biometrii i przy lokalizacji. Po kolei.

Sama ewidencja: obowiązek, nie problem

Art. 149 Kodeksu pracy nakazuje pracodawcy prowadzić ewidencję czasu pracy, a rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej z 10 grudnia 2018 r. precyzuje, co ma w niej być: godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, nadgodziny, dyżury, urlopy, zwolnienia. Podstawą przetwarzania tych danych jest obowiązek prawny ciążący na pracodawcy, nie zgoda pracownika. To ważne rozróżnienie: zgody nie potrzebujesz i nie powinieneś jej zbierać, bo zgoda w relacji pracodawcy z pracownikiem jest wątpliwa z natury, a niepotrzebnie zebrana sugeruje, że pracownik może ją cofnąć.

To, czy ewidencję prowadzisz na papierze, w Excelu, czy w aplikacji, z punktu widzenia RODO nie robi różnicy, o ile spełniasz podstawowe zasady: zbierasz to, co potrzebne do rozliczenia czasu pracy, ograniczasz dostęp do osób, które go potrzebują, i wiesz, gdzie te dane fizycznie leżą. Przy aplikacji dochodzi jedno pytanie, które warto zadać dostawcy wprost: czy dane są przechowywane w Unii Europejskiej i czy podpisze z Tobą umowę powierzenia przetwarzania.

Biometria: tu jest twarde „nie"

Czytniki linii papilarnych i skanery twarzy przy bramce kuszą prostotą: nikt się nie odbije za kolegę. Problem w tym, że odcisk palca to dane biometryczne, czyli dane szczególnej kategorii, a Prezes UODO konsekwentnie stoi na stanowisku, że wykorzystywanie biometrii do rejestracji czasu pracy jest niedopuszczalne. Co istotne, zgoda pracownika tego nie legalizuje: sądy administracyjne przyjmują, że wobec nierównowagi stron zgoda wymuszona sytuacją zawodową nie jest dobrowolna.

Kodeks pracy dopuszcza biometrię w jednym wąskim przypadku (art. 22¹ᵇ): kontrola dostępu do szczególnie ważnych informacji lub pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony. Wejście na typową budowę tym przypadkiem nie jest. Praktyczny wniosek: do RCP wybieraj identyfikację kartą, kodem albo telefonem, nigdy palcem.

Lokalizacja GPS: wolno, ale na warunkach

Rejestrowanie pozycji pracownika to w rozumieniu Kodeksu pracy „inna forma monitoringu" (art. 22³). Jest dopuszczalne, gdy jest niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy lub właściwego użytkowania udostępnionych narzędzi. Potwierdzenie, że pracownik odbił się na terenie budowy, mieści się w tym celu. Warunki formalne są trzy i wszystkie są twarde:

• cel, zakres i sposób monitoringu opisujesz w układzie zbiorowym, regulaminie pracy albo w obwieszczeniu;
• informujesz pracowników nie później niż dwa tygodnie przed uruchomieniem monitoringu;
• nowego pracownika informujesz na piśmie przed dopuszczeniem do pracy.

Do tego dochodzi zasada proporcjonalności, o którą rozbija się większość wdrożeń: czym innym jest zapisanie pozycji w momencie odbicia, a czym innym śledzenie pracownika w sposób ciągły przez cały dzień. To pierwsze da się obronić celem. To drugie znacznie trudniej, a po godzinach pracy nie da się wcale: monitorowanie prywatnego czasu pracownika jest poza dyskusją. UODO nakładał już kary za monitoring wdrożony bez spełnienia obowiązku informacyjnego, więc „włączymy, a regulamin uzupełnimy potem" to realne ryzyko finansowe.

Checklista przed wdrożeniem RCP

• Podstawa: ewidencja z obowiązku prawnego, bez zbierania zgód na samą ewidencję.
• Zero biometrii do rejestracji czasu pracy.
• Jeśli zbierasz lokalizację: zapis celu i zakresu w regulaminie lub obwieszczeniu, dwa tygodnie uprzedzenia, informacja na piśmie dla nowych osób.
• Lokalizacja tylko w momencie odbicia, nigdy ciągłe śledzenie, nigdy po godzinach.
• Umowa powierzenia z dostawcą systemu i dane przechowywane w UE.
• Dostęp do danych ograniczony do osób, które rozliczają czas pracy.

Jak my to rozwiązaliśmy

Projektując Crewmarshall, przyjęliśmy zasadę, że domyślnie nie zbieramy lokalizacji w ogóle: funkcję włącza świadomie firma, nie my. Po włączeniu pozycja jest zapisywana wyłącznie w momencie odbicia przy wejściu i wyjściu, a odbicie poza terenem budowy jest sygnalizowane kierownikowi, nie blokowane. Dane trzymamy na serwerach w Unii Europejskiej. To nie jest jedyny zgodny z prawem model, ale jest to model, który łatwo obronić przed pracownikiem, przed UODO i przed własnym sumieniem.

Zastrzeżenie na koniec: ten artykuł porządkuje przepisy z perspektywy praktyka, ale nie jest poradą prawną. Nietypowy przypadek, na przykład monitoring pojazdów firmowych używanych prywatnie, warto skonsultować z prawnikiem od prawa pracy.